Claves a considerar al planificar y ejecutar un proyecto de e-learning

(Por Pablo Raganato, director Comercial de e-ABC Learning) La implementación de proyectos de e-learning evolucionó fuertemente en los últimos años, a medida que se fueron produciendo avances en la incorporación de nuevas tecnologías, la innovación de los procesos de capacitación corporativa, el surgimiento de nuevas necesidades formativas a resolver, y en las modificaciones en los hábitos sociales de consumo de información.

 

Por ello, es importante analizar algunas claves a considerar al momento de planificar y ejecutar una iniciativa de formación online en la actualidad:


1. La incorporación tecnología debe estar acompañada de una sólida estrategia de capacitación corporativa, que contemple las necesidades a resolver por la empresa en función de sus objetivos de productividad y negocio, y las competencias que deben adquirir sus colaboradores para desarrollar eficientemente sus responsabilidades, atendiendo a la construcción de su plan de carrera. El uso de la tecnología debe estar a orientado a las necesidades de los miembros de una empresa. La tecnología debe ser considerada en todo momento como un vehículo para lograr un fin, pero no como un objetivo en sí misma. Esta es una desviación que suele verse en varias organizaciones, y que además de conllevar la pérdida de presupuesto, esfuerzo y tiempo en acciones que luego no producen resultados, tiene un fuerte impacto en los objetivos de negocio.

Incorporar tecnología sin una propuesta pedagógica, pone en riesgo un proyecto. En el caso de las instituciones educativas también el uso de la tecnología debe estar a orientado a las necesidades de los alumnos y docentes, con el objetivo de mejorar la propuesta pedagógica de cada institución. Sin embargo, vale la pena destacar que la utilización de recursos tecnológicos no garantiza el éxito de un proceso educativo, si no hay una buena propuesta pedagógica por parte del equipo docente, que se potencie con la tecnología.

En ambos casos, si no hay una buena propuesta formativa, que se potencie con la tecnología, el proyecto correrá el riesgo de fracasar. Esto es importante decirlo ya que muchas veces se piensa que sumando tecnología se solucionan problemas vinculados a los procesos de enseñanza y aprendizaje. Pero si no se cuenta con una visión integral -sustentada en una estrategia y planificación eficiente- del uso de las soluciones tecnológicas que se involucran en un proyecto, los resultados no serán los esperados.

Muchos proyectos de e-learning fracasan porque solo se pensó en la implementación como parte de una tendencia o una moda; o porque alguien planteó la necesidad de avanzar y no se pensó en cuál era la mejor estrategia para que la organización pudiera beneficiarse con el buen uso de la tecnología, en pos de mejorar sus esfuerzos de capacitación, los niveles de productividad y desempeño, y los consiguientes resultados de negocio.

 

2. Elegir el medio apropiado para lograr el fin esperado. Vale destacar, que teniendo en claro cuáles son los objetivos de una acción formativa o de una estrategia integral de capacitación, también es importante elegir el vehículo tecnológico adecuado para canalizar la trasferencia de conocimientos y habilidades, de la forma más eficiente posible.

Por ejemplo, si todos los colaboradores de una organización o los alumnos de una institución educativa acostumbran a utilizar como principal dispositivo de trabajo a sus smartphones, no contemplar la incorporación del mobile learning, puede atentar contra los objetivos que se buscan obtener. Esto quiere decir, que si se implementa una plataforma LMS que no sea capaz de ser accedida desde una interfaz móvil, o si se diseñan contenidos que no se adapten a estos dispositivos, difícilmente se obtengan buenos resultados.

También es primordial considerar cuáles son los hábitos de consumo de información de las personas que forman parte de una organización o de los alumnos de una institución educativa, e incluso segmentar esos hábitos por franja etaria, para considerar una estrategia que se potencie a través de la utilización de determinados dispositivos, canales de comunicación o tipología de contenidos. Por ejemplo y siguiendo estos tres puntos: dispositivos móviles, redes sociales, contenidos audiovisuales.

 

3. Integrar las plataformas de e-learning con sistemas de gestión, brinda la posibilidad de mejorar estadísticas, obtener backups más veloces, lograr mayores niveles de seguridad, alcanzar óptimos niveles de eficiencia, y simplificar el acceso de los usuarios. La interacción que produce la integración de sistemas permite simplificar tareas, automatizar procesos de intercambio de datos, reducir errores y tiempo, centralizar gestión de usuarios y cursos (evitando inconsistencias), obtener feedback de la experiencia de los usuarios, lograr reportes integrales de capacitación y darles seguimiento, e integrar informes y estadísticas.

3.a- Desde la perspectiva Corporativa, el e-learning se identifica actualmente como parte del entorno denominado Talent Management System (TMS), que incluye una suite de software integrado por 4 pilares:

  • contratación (recruitment)
  • gestión del rendimiento (performance management)
  • aprendizaje y desarrollo (learning & development, L&D)
  • gestión de compensaciones (compensation management).

TMS es el ecosistema tecnológico y de gestión integral de los recursos humanos de una organización en el cual se abordan los proyectos vinculados a la formación online de sus empleados y colaboradores.

En este marco, desde e-ABC Learning, como empresa líder del sector, tenemos un fuerte compromiso con la integración de Moodle con los sistemas de gestión de RRHH, para que las organizaciones puedan:

  • Automatizar procesos de intercambio de datos, para evitar la duplicidad de trabajos.
  • Centralizar gestión de usuarios y cursos, y evitar inconsistencia de datos entre sistemas.
  • Obtener feedback de la experiencia de los usuarios en el LMS, su asistencia, completamiento, puntajes, aprobación o no etc.
  • Lograr reportes integrales de capacitación y su seguimiento.

No es ni más ni menos que lograr incorporar a la gestión general de recursos humanos, las capacidades de los campus virtuales como un recurso más, en lugar de tener que transferir información de uno a otro sistema, con las complicaciones que eso implica.

3.b- En el campo educativo, los LMS, como plataformas que dan soporte a los proyectos de e-learning, están o deberían estar integrados a los Sistemas de Gestión Académica (SGA). Estos sistemas de gestión de las instituciones educativas manejan legajos de los alumnos, planes de carrera, documentación, y muchas otras cuestiones. Son un ERP educativo. Las plataformas de e-learning por lo tanto son parte de estos sistemas de manera análoga a los sistemas de RRHH. Si se dan de alta o baja o modificaciones en alumnos y profesores, esto debe estar en el campus virtual. Si se califican trabajos y evaluaciones estas deben, estar en el SGA. Así, se pueden imaginar toda una serie de interacciones entre ambos sistemas. Esta integración permite simplificar tareas, reducir errores y tiempo, e integrar informes y estadísticas.

- Importante: los procesos de integración deben realizarse de manera fluida y sin ninguna alteración del servicio para los miembros de una organización.

 

4. Desarrollar experiencias de aprendizaje innovadoras es otro elemento importante a tener en cuenta. Los hábitos de acceso a la información y los niveles de interacción que exigen las personas, se han complejizado.

Sumar herramientas de colaboración y comunicación avanzadas hoy es un requisito imprescindible para un proyecto de e-learning.

La variedad de actividades, el seguimiento de los colaboradores, y las herramientas de evaluación, son aspectos que se deben contemplar en necesariamente en un proyecto de e-learning. Estos requerimientos destacan a plataformas como Moodle y le dan una ventaja diferencial, al abordar las exigencias actuales que se plantean en el ámbito de la formación corporativa.

Algunas de las características que deben cubrir los proyectos de e-learning, son (entre otras):

  • un manejo consolidado de toda la información
  • espacios colaborativos en tiempo real con grupos de trabajo,
  • herramientas de comunicación con otros participantes y tutores o mentores,
  • soluciones de ofimática
  • un espacio en la nube para guardar información, como trabajos propios y material bibliográfico.

 

5. Modelo de implementación. Acompañar a tutores y mentores durante el proceso de implantación y asimilación de cada proyecto y las herramientas que le dan soporte, es una de las claves que deben considerarse en la ejecución de los proyectos de e-learning, para que ellos puedan darle un aprovechamiento total al paquete de soluciones que incorpora una empresa, en el marco de sus estrategias de formación online.

 

6. Soporte. La asistencia técnica local y la concepción de un sólido centro de atención al cliente, son esenciales, ya que uno de los mayores factores de incidencia en el fracaso de procesos de capacitación se origina en una mala atención o respuesta frente a una consulta, pedido de apoyo o reclamo. Se trata de un delgado hilo que se debe reforzar permanentemente con una adecuada gestión y planificación.

- Como soporte, también hay que considerar lo mencionado en el punto 5. Es fundamental acompañar a los tutores y mentores durante el proceso de implantación y asimilación de cada proyecto.

 

7. Contenidos. El desafío es crear contenidos de calidad, que puedan dar respuesta a los actuales hábitos de acceso a la información y el aprendizaje, acompañar eficientemente a las innovaciones formativas actuales, y aprovechar la ubicuidad, movilidad y accesibilidad, que hoy plantean los dispositivos móviles. El desarrollo de contenidos para proyectos de e-learning hoy tiene que apoyarse en tecnologías eficientes, y generar condiciones vitales para que un proceso formativo online logre el éxito esperado, garantizando colaboración en tiempo real, rapidez en la creación de materiales, fluidez en el desarrollo de tareas/ actividades, comunicación sincrónica y asincrónica a través de herramientas de videoconferencia, e instancias de social learning, entre otras cuestiones. Contar con un equipo multidisciplinario de diseñadores instruccionales, pedagogos y líderes internos, que estén comprometidos con el proyecto de capacitación, también resulta esencial.

 

8. Engagement. La combinación de todas las prácticas mencionadas provocarán elevados niveles de compromiso, participación e interacción, por parte de todos los participantes del proceso de formación online, mejorando como consecuencia de ello los resultados obtenidos en un proyecto de e-learning.

 

9. Implementar enfoques de Educación Basada en Competencias (EBC). Los profesionales que se siguen capacitando durante toda su vida y los estudiantes que se preparan para desarrollarse laboralmente, hoy requieren altos niveles de flexibilidad y personalización, que el modelo tradicional de enseñanza no les ofrece. En este contexto y como respuesta a una demanda creciente, la EBC brinda mayor control sobre las experiencias de aprendizaje y una mayor probabilidad de alcanzar el éxito. Su objetivo es lograr que se dominen todos los conceptos que forman parte del proceso de formación, al ritmo ideal para cada persona. La novedad es que para reforzar este enfoque educativo en el ámbito del e-learning y el blended learning, la plataforma Moodle suma un módulo para que tanto las capacitaciones presenciales como virtuales, se puedan gestionar basadas en competencias.

Tengamos en cuenta las limitaciones que hoy tiene un profesional para poder capacitarse en simultáneo al desarrollo de sus responsabilidades laborales, y sin desatender su vida familiar y social. La flexibilidad horaria que propone el enfoque EBC, junto con la personalización del proceso que plantea, hacen posible que una tarea hasta hace un tiempo imposible, sea perfectamente realizable.

 

Para poner en práctica estas 9 claves en la planificación y ejecución de un proyecto de e-learning, hay soluciones de valor que contribuyen a mejorar la capacitación de la fuerza laboral, potenciar la experiencia de aprendizaje de los colaboradores de una empresa, a enriquecer el ejercicio de la tutoría o mentoría, y a obtener los resultados esperados por cada empresa. Prueba de ello son las experiencias que estamos desarrollando o hemos desarrollado con clientes como Banco Macro (integración de Moodle con múltiples MS Active Directory y META4), Aeropuertos Argentina 2000 (integración de Joomla con Moodle), y la reciente integración que hemos realizado con Microsoft (Moodle con Office365 en Azure), entre otros casos.

 

 

 

e-Learning Sin Límites